Chaque mois, nos équipes consacrent des dizaines d'heures à vos sites, applications et serveurs. Avec my ArtWhere, vous voyez précisément ce qui a été fait, par qui, combien de temps, et ce que cela représente sur votre facture. Simplement, depuis un seul endroit.
Pourquoi un espace client ?
Une facture d'heures de développement ou de maintenance soulève toujours les mêmes questions : qu'est-ce qui a été fait ce mois-ci ? Sur quel projet ? Combien reste-t-il sur mon crédit d'heures ? Jusqu'ici, les réponses existaient bien, mais réparties entre nos outils internes, des tableaux joints aux factures et des échanges d'emails.
Nous avons voulu aller plus loin que la simple facture : vous donner un accès direct, clair et permanent au détail de nos prestations. C'est le rôle de my ArtWhere.
Comment ça marche
Rien ne change dans la façon dont nous travaillons. Chaque intervenant d'ArtWhere encode son temps au fil de la journée dans notre outil de gestion, Teamleader. my ArtWhere relit ces heures en continu, les range au bon endroit (le bon projet, le bon mois, le bon crédit), et prépare les documents qui vous sont destinés.
- Teamleader : les heures encodées chaque jour par nos équipes.
- my ArtWhere : répartition, contrôle, validation et publication.
- Votre espace client : timesheets, crédit, tickets, serveurs.
- Votre facture : préparée à partir du même document.
Le point essentiel : la timesheet que vous consultez et la facture que vous recevez proviennent exactement des mêmes données. Il n'y a ni ressaisie, ni copier-coller, ni écart possible entre les deux.
Ce que vous y gagnez
Une timesheet détaillée chaque mois
Chaque prestation avec sa date, son intervenant, sa description et sa durée, regroupée par projet et par phase, avec les sous-totaux. En ligne et en PDF.
Votre crédit prépayé sous les yeux
Crédit initial, consommation du mois, consommation cumulée et solde restant, avec son équivalent en heures. Plus de mauvaise surprise en fin de crédit.
Vos demandes de support, suivies
Créez un ticket, échangez avec nos équipes et retrouvez l'historique de vos demandes. Les heures passées sur un ticket sont reliées à celui-ci dans votre timesheet.
L'état de vos serveurs
Votre tableau de bord indique si les serveurs qui vous sont attribués fonctionnent normalement, et un bandeau vous prévient en cas d'incident en cours.
Des règles claires, écrites noir sur blanc
La façon dont le temps est compté figure sur chaque document : durée minimale d'une prestation, puis arrondi par tranche. Vous n'avez pas à deviner comment on passe de la durée réelle à la durée facturée.
Les gestes commerciaux, visibles
Quand nous décidons de ne pas facturer une prestation, elle reste dans votre timesheet : son montant passe à 0 €, le prix d'origine est barré, et la remise apparaît en toutes lettres sous le tableau. Vous voyez ce qui a été fait, et ce qui vous a été offert.
Un aperçu avant la clôture du mois
Pour un projet en cours, nous pouvons vous montrer les prestations déjà relues avant la fin du mois, en aperçu provisoire clairement signalé comme tel. Le document définitif est publié à la validation.
Aucune modification silencieuse
Une fois un mois validé, son document est figé : ce que vous avez reçu ne change plus. Si une heure déjà facturée est corrigée par la suite, la différence apparaît le mois suivant comme une régularisation explicite, avec sa date d'origine.
Dans votre langue, sans mot de passe
L'espace client et nos emails existent en français, en néerlandais, en anglais et en allemand. Pour vous connecter, il suffit de saisir votre adresse : vous recevez un lien personnel de connexion. Vous pouvez aussi associer votre compte Google ou Apple pour les connexions suivantes.
Notre objectif est simple : qu'aucune ligne de facture ne vous paraisse floue.
Et de notre côté, au jour le jour
my ArtWhere n'est pas qu'une vitrine : c'est aussi l'outil avec lequel nous pilotons la facturation, chaque jour.
- Synchronisation continue avec Teamleader. Les heures, clients, contacts et tickets sont relus automatiquement : nous travaillons toujours sur des données à jour.
- Une répartition automatique des heures. Chaque heure est placée sur le bon projet et le bon mois. Un prépayé est consommé dans l'ordre chronologique, et le dépassement éventuel est traité selon les conditions convenues.
- Des contrôles avant validation. Heures encodées hors du bon projet, tarif manquant, mois précédent pas encore clôturé : les anomalies sont signalées, et une timesheet incomplète ne peut pas être validée.
- Des alertes sur les prépayés. Nous sommes prévenus quand un crédit atteint certains seuils de consommation, pour anticiper avec vous son renouvellement.
- Une relecture ligne par ligne. Libellés et durées se corrigent directement dans la timesheet. Une prestation peut être offerte, ou retirée du document, avant la validation.
La validation, en une seule étape
Quand un mois est relu, une seule action déclenche toute la chaîne :
- Le document est figé. Il devient la version de référence du mois, celle que vous consultez et celle que nous facturons.
- Le PDF est généré et publié dans votre espace client.
- La facture est préparée en brouillon dans notre logiciel de facturation, avec la timesheet jointe. Elle est relue par une personne avant de vous être envoyée.
- Vous êtes prévenu par email, dans votre langue, avec un lien direct vers le document et le PDF en pièce jointe.
Moins de manipulations, c'est moins d'erreurs possibles, et plus de temps consacré à vos projets plutôt qu'à l'administratif.
Ce qui ne change pas
Vos interlocuteurs restent les mêmes, nos conditions tarifaires aussi, et chaque facture continue d'être relue par une personne avant de partir. my ArtWhere ne remplace pas la relation : il la rend plus simple et plus transparente.
Accéder à votre espace
Vous êtes client d'ArtWhere ? Rendez-vous sur votre espace client et saisissez l'adresse email que nous connaissons pour vous. Si vous ne recevez pas de lien, contactez-nous : nous vérifierons ensemble l'adresse enregistrée.
Prenez contact
ArtWhere, l'innovation digitale