Elke maand besteden onze teams tientallen uren aan uw websites, applicaties en servers. Met my ArtWhere ziet u precies wat er gedaan is, door wie, hoe lang, en wat dat betekent voor uw factuur. Eenvoudig, vanaf één plek.
Waarom een klantenportaal?
Een factuur voor ontwikkelings- of onderhoudsuren roept altijd dezelfde vragen op: wat is er deze maand gedaan? Voor welk project? Hoeveel blijft er over van mijn urenkrediet? Tot nu toe bestonden de antwoorden wel, maar ze waren verspreid over onze interne tools, tabellen bij de facturen en e-mails.
We wilden verder gaan dan de factuur alleen: u rechtstreekse, duidelijke en permanente toegang geven tot het detail van onze prestaties. Dat is de rol van my ArtWhere.
Hoe het werkt
Aan onze manier van werken verandert niets. Elke medewerker van ArtWhere registreert zijn tijd doorheen de dag in onze beheertool, Teamleader. my ArtWhere leest die uren voortdurend in, plaatst ze op de juiste plek (het juiste project, de juiste maand, het juiste krediet) en bereidt de documenten voor die voor u bestemd zijn.
- Teamleader: de uren die onze teams dagelijks registreren.
- my ArtWhere: verdeling, controle, validatie en publicatie.
- Uw klantenportaal: timesheets, krediet, tickets, servers.
- Uw factuur: opgemaakt op basis van hetzelfde document.
Het belangrijkste: de timesheet die u raadpleegt en de factuur die u ontvangt, zijn gebaseerd op exact dezelfde gegevens. Er is geen herinvoer, geen knip- en plakwerk en geen enkele mogelijke afwijking tussen beide.
Wat het u oplevert
Elke maand een gedetailleerde timesheet
Elke prestatie met haar datum, medewerker, omschrijving en duur, gegroepeerd per project en per fase, met subtotalen. Online en in pdf.
Uw prepaid krediet altijd in het oog
Beginkrediet, verbruik van de maand, cumulatief verbruik en resterend saldo, met het equivalent in uren. Geen onaangename verrassingen meer wanneer uw krediet opraakt.
Uw supportaanvragen, opgevolgd
Maak een ticket aan, communiceer met onze teams en raadpleeg de historiek van uw aanvragen. De uren die aan een ticket besteed zijn, worden in uw timesheet aan dat ticket gekoppeld.
De status van uw servers
Uw dashboard toont of de servers die aan u zijn toegewezen normaal werken, en een banner waarschuwt u bij een lopend incident.
Duidelijke regels, zwart op wit
Hoe de tijd wordt geteld, staat op elk document: minimumduur van een prestatie, en daarna afronding per schijf. U hoeft niet te raden hoe de werkelijke duur wordt omgezet in de gefactureerde duur.
Commerciële gebaren, zichtbaar
Wanneer we beslissen een prestatie niet aan te rekenen, blijft ze in uw timesheet staan: het bedrag wordt 0 €, de oorspronkelijke prijs wordt doorgestreept en de korting wordt voluit vermeld onder de tabel. U ziet wat er gedaan is, en wat u werd aangeboden.
Een voorbeeld vóór de maandafsluiting
Voor een lopend project kunnen we u de reeds nagelezen prestaties al vóór het einde van de maand tonen, als voorlopig voorbeeld dat duidelijk als dusdanig is aangegeven. Het definitieve document wordt gepubliceerd bij de validatie.
Geen stille wijzigingen
Zodra een maand gevalideerd is, ligt het document ervan vast: wat u hebt ontvangen, verandert niet meer. Als een reeds gefactureerd uur later wordt gecorrigeerd, verschijnt het verschil de volgende maand als een expliciete regularisatie, met de oorspronkelijke datum.
In uw taal, zonder wachtwoord
Het klantenportaal en onze e-mails bestaan in het Frans, Nederlands, Engels en Duits. Om in te loggen volstaat het uw adres in te voeren: u ontvangt een persoonlijke inloglink. U kunt ook uw Google- of Apple-account koppelen voor de volgende keren dat u inlogt.
Ons doel is eenvoudig: dat geen enkele factuurlijn u onduidelijk lijkt.
En bij ons, dag na dag
my ArtWhere is niet alleen een etalage: het is ook de tool waarmee we elke dag de facturatie aansturen.
- Continue synchronisatie met Teamleader. Uren, klanten, contactpersonen en tickets worden automatisch ingelezen: we werken altijd met actuele gegevens.
- Een automatische verdeling van de uren. Elk uur wordt op het juiste project en de juiste maand geplaatst. Een prepaid krediet wordt in chronologische volgorde verbruikt, en een eventuele overschrijding wordt behandeld volgens de afgesproken voorwaarden.
- Controles vóór validatie. Uren geregistreerd buiten het juiste project, ontbrekend tarief, vorige maand nog niet afgesloten: afwijkingen worden gesignaleerd, en een onvolledige timesheet kan niet worden gevalideerd.
- Waarschuwingen bij prepaid kredieten. We worden verwittigd wanneer een krediet bepaalde verbruiksdrempels bereikt, zodat we de verlenging samen met u kunnen voorbereiden.
- Een controle lijn per lijn. Omschrijvingen en duur worden rechtstreeks in de timesheet gecorrigeerd. Een prestatie kan vóór de validatie worden aangeboden of uit het document worden verwijderd.
De validatie, in één stap
Wanneer een maand is nagelezen, zet één enkele actie de hele keten in gang:
- Het document wordt vastgezet. Het wordt de referentieversie van de maand, de versie die u raadpleegt en die wij factureren.
- De pdf wordt gegenereerd en in uw klantenportaal gepubliceerd.
- De factuur wordt als ontwerp voorbereid in onze facturatiesoftware, met de timesheet als bijlage. Ze wordt door een medewerker nagelezen voordat ze naar u wordt verstuurd.
- U wordt per e-mail verwittigd, in uw taal, met een rechtstreekse link naar het document en de pdf als bijlage.
Minder manipulaties betekent minder kans op fouten, en meer tijd voor uw projecten in plaats van voor administratie.
Wat niet verandert
Uw aanspreekpunten blijven dezelfde, onze tariefvoorwaarden ook, en elke factuur wordt nog steeds door een medewerker nagelezen voordat ze vertrekt. my ArtWhere vervangt de relatie niet: het maakt ze eenvoudiger en transparanter.
Toegang tot uw portaal
Bent u klant van ArtWhere? Ga naar uw klantenportaal en voer het e-mailadres in dat wij van u kennen. Ontvangt u geen link? Contacteer ons: dan controleren we samen het geregistreerde adres.
Neem contact op
ArtWhere, digitale innovatie