my ArtWhere: Ihre Leistungen, völlig transparent

Jeden Monat investieren unsere Teams Dutzende Stunden in Ihre Websites, Apps und Server. Mit my ArtWhere sehen Sie genau, was gemacht wurde, von wem, wie lange es gedauert hat und was das auf Ihrer Rechnung ausmacht. Ganz einfach, an einem einzigen Ort.

Warum ein Kundenportal?

Eine Rechnung über Entwicklungs- oder Wartungsstunden wirft immer dieselben Fragen auf: Was wurde diesen Monat gemacht? An welchem Projekt? Wie viel ist von meinem Stundenguthaben noch übrig? Bisher gab es die Antworten zwar, aber verteilt auf unsere internen Tools, den Rechnungen beigefügte Tabellen und E-Mail-Verkehr.

Wir wollten über die bloße Rechnung hinausgehen: Ihnen einen direkten, klaren und dauerhaften Zugang zu den Einzelheiten unserer Leistungen bieten. Genau das ist die Aufgabe von my ArtWhere.

So funktioniert es

An unserer Arbeitsweise ändert sich nichts. Alle Mitarbeitenden von ArtWhere erfassen ihre Zeit im Laufe des Tages in unserem Management-Tool Teamleader. my ArtWhere liest diese Stunden laufend ein, ordnet sie richtig zu (dem richtigen Projekt, dem richtigen Monat, dem richtigen Guthaben) und bereitet die für Sie bestimmten Dokumente vor.

1. Teamleader: die täglich von unseren Teams erfassten Stunden.
2. my ArtWhere: Zuordnung, Kontrolle, Freigabe und Veröffentlichung.
3. Ihr Kundenportal: Timesheets, Guthaben, Tickets, Server.
4. Ihre Rechnung: auf Grundlage desselben Dokuments erstellt.

Das Wichtigste: Das Timesheet, das Sie einsehen, und die Rechnung, die Sie erhalten, beruhen auf genau denselben Daten. Es gibt weder eine erneute Eingabe noch Kopieren und Einfügen, und damit auch keine möglichen Abweichungen zwischen beiden.

Ihre Vorteile

Jeden Monat ein detailliertes Timesheet

Jede Leistung mit Datum, ausführender Person, Beschreibung und Dauer, gruppiert nach Projekt und Phase, mit Zwischensummen. Online und als PDF.

Ihr Prepaid-Guthaben im Blick

Anfangsguthaben, Verbrauch im Monat, kumulierter Verbrauch und Restguthaben, mit der entsprechenden Stundenzahl. Keine bösen Überraschungen mehr, wenn das Guthaben zur Neige geht.

Ihre Support-Anfragen, nachverfolgt

Erstellen Sie ein Ticket, tauschen Sie sich mit unseren Teams aus und finden Sie den Verlauf Ihrer Anfragen wieder. Die für ein Ticket aufgewendeten Stunden sind in Ihrem Timesheet mit diesem verknüpft.

Der Zustand Ihrer Server

Ihr Dashboard zeigt an, ob die Ihnen zugewiesenen Server normal laufen, und ein Banner informiert Sie über laufende Störungen.

Klare Regeln, schwarz auf weiß

Wie die Zeit berechnet wird, steht auf jedem Dokument: Mindestdauer einer Leistung, danach Rundung in festen Intervallen. Sie müssen nicht raten, wie aus der tatsächlichen Dauer die abgerechnete Dauer wird.

Kulanzleistungen, sichtbar gemacht

Wenn wir beschließen, eine Leistung nicht zu berechnen, bleibt sie in Ihrem Timesheet: Ihr Betrag wird auf 0 € gesetzt, der ursprüngliche Preis wird durchgestrichen, und der Nachlass wird unter der Tabelle ausdrücklich ausgewiesen. Sie sehen, was gemacht wurde und was Ihnen geschenkt wurde.

Eine Vorschau vor dem Monatsabschluss

Bei einem laufenden Projekt können wir Ihnen die bereits geprüften Leistungen schon vor Monatsende zeigen, als vorläufige Vorschau, die eindeutig als solche gekennzeichnet ist. Das endgültige Dokument wird mit der Freigabe veröffentlicht.

Keine stillschweigenden Änderungen

Sobald ein Monat freigegeben ist, wird sein Dokument festgeschrieben: Was Sie erhalten haben, ändert sich nicht mehr. Wird eine bereits abgerechnete Stunde nachträglich korrigiert, erscheint die Differenz im Folgemonat als ausdrückliche Berichtigung mit ihrem ursprünglichen Datum.

In Ihrer Sprache, ohne Passwort

Das Kundenportal und unsere E-Mails gibt es auf Französisch, Niederländisch, Englisch und Deutsch. Zum Anmelden genügt es, Ihre Adresse einzugeben: Sie erhalten einen persönlichen Anmeldelink. Sie können für spätere Anmeldungen auch Ihr Google- oder Apple-Konto verknüpfen.

Unser Ziel ist einfach: Keine Rechnungszeile soll Ihnen unklar erscheinen.

Und bei uns, im Arbeitsalltag

my ArtWhere ist nicht nur ein Schaufenster: Es ist auch das Tool, mit dem wir die Abrechnung jeden Tag steuern.

• Laufende Synchronisierung mit Teamleader. Stunden, Kunden, Kontakte und Tickets werden automatisch eingelesen: Wir arbeiten stets mit aktuellen Daten.
• Automatische Zuordnung der Stunden. Jede Stunde wird dem richtigen Projekt und dem richtigen Monat zugeordnet. Ein Prepaid-Guthaben wird in chronologischer Reihenfolge verbraucht, und eine etwaige Überschreitung wird gemäß den vereinbarten Bedingungen behandelt.
• Kontrollen vor der Freigabe. Stunden außerhalb des richtigen Projekts erfasst, fehlender Tarif, Vormonat noch nicht abgeschlossen: Unstimmigkeiten werden gemeldet, und ein unvollständiges Timesheet kann nicht freigegeben werden.
• Warnungen zu Prepaid-Guthaben. Wir werden benachrichtigt, wenn ein Guthaben bestimmte Verbrauchsschwellen erreicht, um dessen Verlängerung gemeinsam mit Ihnen frühzeitig zu planen.
• Zeilenweise Prüfung. Bezeichnungen und Dauern werden direkt im Timesheet korrigiert. Eine Leistung kann vor der Freigabe geschenkt oder aus dem Dokument entfernt werden.

Die Freigabe, in einem einzigen Schritt

Wenn ein Monat geprüft ist, löst eine einzige Aktion die gesamte Kette aus:

1. Das Dokument wird festgeschrieben. Es wird zur Referenzversion des Monats: die Version, die Sie einsehen, und die Version, die wir abrechnen.
2. Das PDF wird erzeugt und in Ihrem Kundenportal veröffentlicht.
3. Die Rechnung wird als Entwurf vorbereitet, in unserer Rechnungssoftware, mit dem Timesheet als Anlage. Sie wird von einer Person geprüft, bevor sie an Sie geht.
4. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, in Ihrer Sprache, mit einem direkten Link zum Dokument und dem PDF im Anhang.

Weniger manuelle Schritte bedeuten weniger mögliche Fehler und mehr Zeit für Ihre Projekte statt für Verwaltungsarbeit.

Was sich nicht ändert

Ihre Ansprechpartner bleiben dieselben, unsere Preiskonditionen ebenso, und jede Rechnung wird weiterhin von einer Person geprüft, bevor sie verschickt wird. my ArtWhere ersetzt nicht die persönliche Beziehung: Es macht sie einfacher und transparenter.

Zugang zu Ihrem Portal

Sie sind Kunde von ArtWhere? Besuchen Sie Ihr Kundenportal und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die uns von Ihnen bekannt ist. Wenn Sie keinen Link erhalten, kontaktieren Sie uns: Wir überprüfen gemeinsam die hinterlegte Adresse.

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